Efficiënt vergaderen, een goed voornemen voor september dankzij deze 10 tips
Het is bijna september, de start van het nieuwe schooljaar en voor velen het moment om terug wat meer structuur in het werkregime te brengen. Dat wil ook zeggen dat we terug meer zullen vergaderen.
Aangezien jouw tijd kostbaar is, geven we je graag 10 tips om straks efficiënt en productief te vergaderen.
Vergader efficiënt met de volgende 10 tips!
1. Vergader niet om te vergaderen.
Sommige vergaderingen staan op vaste momenten ingepland. Stel je telkens de vraag of het zinvol is deze te laten doorgaan. Als jullie weinig onderwerpen te bespreken hebben, kan het overleg eventueel online of uitgesteld worden naar de volgende vergadering.
2. Begin op tijd en stop op het afgesproken tijdstip.
3. Maak gebruik van een agenda en wees duidelijk over het doel van de onderwerpen op de agenda.
Begin ook met het belangrijkste punt.
Punten die niet op de agenda staan, kan je eventueel behandelen wanneer er nog tijd over is.
Bepaal vooraf de tijd per agendapunt en schakel een timekeeper in.
Wijdt de groep tijdens de meeting te veel uit en dreigt de planning in het honderd te lopen? Maak de deelnemers daarop attent en focus opnieuw op de kern van de zaak.
Stuur de agenda enkele dagen op voorhand naar de collega’s, zodat iedereen tijd heeft om punten toe te voegen die zij willen bespreken.
4. Start de vergadering met een check-in.
Hiermee creëer je ruimte om even te landen en letterlijk in te checken.
Dit kan bijvoorbeeld door iedereen dezelfde vraag te laten beantwoorden. Het kan een groot verschil maken voor de rest van de vergadering. Het brengt ieders stem in de ruimte en zorgt voor verbinding.
Voorbeelden van vragen:
Hoe gaat het met je?
Hoe zit je hier vandaag?
Welke vraag houdt je op dit moment bezig?
Waar heb jij je vanochtend over verwonderd?
5. Maak je het graag gezellig? Las dan even een pauze in zodat de koffiekan niet onnodig moet rondgaan tijdens de vergadering.
6. Zet je GSM op stil en laat 1 vaste persoon de belangrijke telefoontjes behandelen.
7. Gebruik enkel een laptop voor het maken van het verslag of voor het presenteren. Laat het verslag maken door iemand anders dan diegene die de vergadering leidt.
8. Bewaar uitvoerige patiëntenbesprekingen voor in kleinere groep.
9. Eindig met duidelijke afspraken en acties. Wie doet wat tegen wanneer? Spreek deadlines af.
10. Eindig de vergadering met een check-out.
Maak even ruimte voor evaluatie na iedere vergadering.
Hoe heeft iedereen de vergadering ervaren? Wil iemand nog iets toevoegen? Het is niet de bedoeling opnieuw een gesprek aan te gaan, maar het geeft de kans te reflecteren en te kijken hoe het de volgende keer anders kan.
Terug naar fysiek vergaderen
Niet alleen gaan we terug meer vergaderen, we gaan ook meer fysiek vergaderen. En dat heeft zo zijn voordelen.
Je hebt terug meer persoonlijk contact, iets waar velen nood aan hebben en naar uitkijken. Je kan ook gebruik maken van lichaamstaal om je boodschappen mee te ondersteunen, je hebt meer interactie voor brainstormsessies en je maak terug rechtstreeks oogcontact wanneer je iemand ergens van probeert te overtuigen.
Benut die voordelen goed! Zo haal je echt het maximale uit je vergaderingen!
Auteur: Silke Geerinck
Heb je binnenkort ook een team meeting? Koppel er een opleiding op maat aan!
Volg met heel je team op jouw locatie een superinteressante en interactieve opleiding waar jouw team nood aan heeft! En smul tegelijkertijd van een heerlijk kopje thee vergezeld met wat lekkers! Doe met heel je team kennis op en breng je collega’s weer dichter bij elkaar!
Vraag hier je ‘Kennis in een kopje’-opleiding aan